Comment se préparer efficacement à une réunion ?

Les réunions jouent un rôle important dans le succès de toute organisation. Elles permettent la communication de nouvelles idées provenant de différents départements et débouchent sur un meilleur travail d’équipe.

Cependant, un trop grand nombre de réunions consomme également du temps et des ressources – en particulier lorsqu’elles ne sont pas bien préparées. Préparer une réunion efficace peut être un processus difficile, mais le temps et les efforts en valent la peine.

Dans cet article, nous allons explorer quelques conseils pour préparer une réunion efficace qui vous aideront à gérer votre temps.

Conseils pour une réunion efficace

1. Déterminer l’objectif

Une réunion est un moyen de communiquer avec les membres de votre équipe. Les réunions ont pour objectif de fournir des informations, de discuter de problèmes, de prendre des décisions et de planifier des tâches futures. Une bonne réunion doit avoir des buts et des objectifs clairs. Elle doit également être bien organisée afin que chacun sache ce qui va être discuté.

Une bonne réunion ne doit pas non plus être trop longue, car cela peut amener les participants à ne plus se concentrer sur les sujets abordés.
L’objectif d’une réunion varie en fonction du type de réunion. Il existe de nombreux types de réunions, mais les plus courants sont les suivants:

•  les réunions générales
•  les réunions d’équipe
•  les séances de brainstorming.

L’objectif de ces différents types de réunions varie en fonction de la situation et de l’objet de la discussion.

Vous devez d’abord faire la différence entre les différents types de réunions :
Les réunions générales peuvent être utilisées pour discuter d’un nouveau produit ou d’une nouvelle idée qui a été présentée à l’entreprise.

Les membres de l’équipe peuvent être convoqués à une réunion d’urgence en cas de problème avec un produit ou un service qu’ils fournissent.

Une séance de remue-méninges peut être utilisée pour trouver des idées de marketing ou des plans pour un événement futur.
Chaque fois que vous envisagez d’organiser une réunion, l’intention d’atteindre un but ou un objectif est la clé du succès.

2. Convoquer une réunion

Commençons par nous mettre d’accord : il est important de savoir qui vous allez appeler et pourquoi. Si vous voulez convoquer une réunion, demandez-vous si vous avez besoin de l’avis ou du feedback d’un groupe spécifique. Y a-t-il un problème qui doit être résolu ? Cela vous aidera à faire venir les bonnes personnes dans la salle et à donner le ton de manière appropriée.

Une bonne façon de convoquer une réunion est probablement d’envoyer un e-mail ou de l’afficher sur les tableaux d’affichage. N’oubliez pas de faire un rappel Si votre prochaine réunion est annoncée à la fin d’une autre réunion… Un rappel peut également prendre la forme d’un e-mail ou d’un avis.
Vous devez inclure :

• la date
• le lieu
• l’heure
• la durée
• le but de la réunion

Si vous prévoyez d’affecter une personne à un certain rôle, prenez personnellement contact avec cette personne pour l’informer de son devoir.

3. Rédaction d’un ordre du jour

Votre ordre du jour est la feuille de route qui vous guidera pendant la réunion. Plus votre ordre du jour sera complet, plus votre réunion sera efficace.

Dans l’ordre du jour, vous devez mentionner les sujets qui seront discutés et le temps nécessaire pour cela. Si plusieurs personnes doivent prendre la parole au cours de la réunion, l’ordre du jour doit indiquer à qui revient le tour de “prendre la parole”.

Dans certains cas, il peut être utile de transmettre l’ordre du jour aux participants avant la réunion.

4. attribution des rôles

La préparation comprend l’attribution des rôles aux participants.
Une tâche similaire est susceptible d’être confiée à la personne chargée d’organiser une réunion par .
L’attribution des rôles doit également tenir compte du temps dont dispose chaque participant pour se préparer à la réunion.

Cette préparation doit se faire soit en personne, soit par courrier.

Par conséquent, vous devez vous assurer que tous ces aspects ont été réfléchis avant de commencer votre réunion, car ils peuvent entraîner une perte de temps et des frustrations s’ils ne sont pas faits correctement.

Quand les réunions deviennent-elle inefficaces ?

1. Salle de réunion mal choisie réunions

La première chose à faire est de choisir la bonne salle de réunion. En effet, une mauvaise salle peut dégager une mauvaise ambiance et mettre les gens mal à l’aise.

Pour éviter ce problème, il est important de s’assurer que vous disposez d’une bonne sélection de salles de réunion dont la taille est adaptée à vos besoins. Il est également essentiel de tenir compte de la taille de votre équipe avant de choisir une salle, car les grandes équipes peuvent avoir besoin de plus d’une salle ou de salles plus grandes pour accueillir tous leurs membres.

Une salle mal choisie peut entraîner des problèmes tels que l’oubli d’un élément important, le manque d’espace et le sentiment de ne pas avoir d’espace personnel.

C’est pourquoi, ici à CoZi, nous vous donnons l’opportunité de réussir votre réunion grâce à une salle de réunion bien équipée où vous pouvez trouver tous vos besoins : 64m², smart TV, 2 tableaux blancs, Data show, …

2. Compte-rendu des réunions

Non rédigé, non rédigé de manière compétente, non distribué, non distribué à temps, le compte rendu de réunion peut ruiner votre réunion. C’est pourquoi vous devez confier à un président la tâche de rédiger le procès-verbal de la réunion.

3. Ordre du jour

Un ordre du jour non écrit ou non distribué avant la réunion a tendance à rendre la réunion improductive ou inefficace. Un conseil simple : assurez-vous que toute réunion a un ordre du jour bien rédigé.

4. Des membres mal choisis

Certaines personnes trouvent dans la réunion l’occasion d’attaquer les gens, de critiquer ou de se plaindre de certaines choses. Alors que certaines personnes ne disent jamais rien en réunion, d’autres ne se taisent jamais.

Ainsi, choisir les membres adéquats à inviter et les faire respecter l’ordre du jour est la clé du succès de votre réunion.

Enfin, soyez très clair sur ce que vous voulez atteindre au début de la réunion en établissant un ordre du jour. Vous éviterez ainsi les sujets sans issue et vous vous assurerez que tous les participants savent pourquoi ils sont là et pourquoi ils sont présents en personne plutôt que virtuellement par le biais d’appels vidéo.